Відпускні в Україні рахують за Порядком № 100: середньоденну зарплату множать на кількість календарних днів відпустки. Для відпустки у жовтні 2026 року в базовому випадку беруть нарахування за жовтень 2025 — вересень 2026 року, а не зарплату за останній місяць і не суму, що надійшла на картку. Правила в статті наведені станом на 1 жовтня 2026 року.
Формула розрахунку відпускних
Для щорічної, додаткової, навчальної, творчої відпустки та компенсації за невикористані дні застосовують Порядок № 100. Порядок № 1266 для цього не використовують: він стосується лікарняних і декретних виплат.
Середньоденна зарплата =
Заробіток за розрахунковий період /
Кількість календарних днів розрахункового періоду
Відпускні =
Середньоденна зарплата × Кількість календарних днів відпусткиЯкщо працівник відпрацював повні 12 місяців, не мав виключених періодів, а розрахунковий період повністю припадає на воєнний стан, для періоду 1 жовтня 2025 року — 30 вересня 2026 року знаменник у модельному прикладі становить 365 календарних днів.
Середньоденна зарплата =
Сума нарахованої зарплати за 12 місяців / 365 календарних днів365 днів — не універсальна константа. Знаменник змінюється, якщо були лікарняні, відпустка без збереження зарплати, простій, призупинення трудового договору, відсутність даних через бойові дії або інші періоди, які треба виключити.
Який розрахунковий період брати
Якщо працівник працює у роботодавця 12 місяців або довше, беруть 12 календарних місяців перед місяцем початку відпустки.
Приклад: відпустка починається 10 жовтня 2026 року. Розрахунковий період — з 1 жовтня 2025 року до 30 вересня 2026 року. Зарплата за жовтень 2026 року до розрахунку не входить.
Якщо працівник працює менше року, беруть фактичний період роботи: з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, у якому починається відпустка. Наприклад, працівника прийняли 17 березня 2026 року, а відпустка починається 10 вересня 2026 року. Розрахунковий період — 1 квітня — 31 серпня 2026 року.
Якщо повного розрахункового періоду немає або заробітку не було, застосовують спеціальні правила пункту 4 Порядку № 100. У таких випадках розрахунок може проводитися з посадового окладу або мінімальної зарплати залежно від ситуації, тому формула «зарплата за 12 місяців / 365» не підходить.
Які виплати входять до заробітку
Для середньої зарплати беруть нараховані суми до утримання ПДФО, військового збору та інших відрахувань. Якщо в розрахунковому листку зазначено 30 000 грн брутто, а на картку надійшла менша сума, у розрахунок середньої зарплати входять саме 30 000 грн.
Зазвичай враховують:
- посадовий оклад або тарифну ставку;
- доплати й надбавки;
- виробничі премії;
- індексацію;
- винагороду за підсумками роботи за рік;
- виплати за попередню оплачувану відпустку;
- виплати за відрядження, якщо зберігався середній заробіток;
- допомогу з тимчасової непрацездатності.
Премії
Премія не завжди додається до місяця фактичної виплати. Для правильного розрахунку треба знати період, за який її нараховано, дату нарахування, систематичний або разовий характер премії та правила пункту 3 Порядку № 100.
Щомісячна виробнича премія і річна винагорода можуть впливати на середню зарплату по-різному. Тому банківська виписка не замінює розрахунковий листок: у ній видно надходження, але не видно, як премію розподілили для середньої зарплати.
Які дні виключають із розрахунку
Із календарних днів розрахункового періоду виключають періоди, коли працівник не працював і заробіток не зберігався або зберігався частково, а також окремі періоди, прямо передбачені Порядком № 100.
| Ситуація | Заробіток включають? | Дні включають? |
|---|---|---|
| Робота за окладом | Так | Так |
| Щорічна оплачувана відпустка | Так, як виплату із середнього заробітку | Так, якщо немає окремої підстави для виключення |
| Лікарняний | Так, допомогу враховують | Ні, дні хвороби виключають |
| Відпустка без збереження зарплати | Ні | Ні |
| Призупинення трудового договору | Ні | Ні |
| Немає даних про зарплату через бойові дії | Ні, якщо дані відсутні | Ні, період виключають |
| Неповний робочий день | Так, фактично нараховану зарплату | Так, сам неповний день не є підставою для виключення |
Не можна автоматично прибирати зі знаменника всі дні, коли працівник фактично не був на робочому місці. Важливо, чи є законна підстава виключити конкретний період.
Святкові дні під час воєнного стану
У класичному поясненні Порядку № 100 часто використовують формулу «календарні дні мінус святкові та неробочі дні». Але під час воєнного стану діє спеціальне правило: частина шоста статті 6 Закону № 2136-IX передбачає незастосування статті 73 КЗпП, яка визначає святкові та неробочі дні.
Практичний наслідок: за повний розрахунковий період 1 жовтня 2025 року — 30 вересня 2026 року без інших виключень знаменник у модельному прикладі становить 365 календарних днів, а не 355 чи 354. Старі калькулятори можуть давати інший результат, якщо механічно віднімають святкові дні.
Після припинення або скасування воєнного стану треба буде знову перевіряти, чи застосовується загальне правило про святкові та неробочі дні.
Приклад розрахунку відпускних у гривнях
Умова прикладу: розрахунковий період — 1 жовтня 2025 року — 30 вересня 2026 року; нарахована зарплата за 12 місяців — 360 000 грн; виключених періодів немає; відпустка — 14 календарних днів; знаменник — 365 календарних днів. Це умовний приклад для демонстрації формули, а не ринковий показник зарплати.
| Показник | Формула | Сума |
|---|---|---|
| Середньоденна зарплата | 360 000 грн / 365 днів | 986,30 грн |
| Відпускні брутто | 986,30 грн × 14 днів | 13 808,22 грн |
| ПДФО | 13 808,22 грн × 18% | 2 485,48 грн |
| Військовий збір | 13 808,22 грн × 5% | 690,41 грн |
| До виплати працівнику | 13 808,22 − 2 485,48 − 690,41 | 10 632,33 грн |
| ЄСВ роботодавця | 13 808,22 грн × 22% | 3 037,81 грн |
| Вартість для роботодавця | 13 808,22 + 3 037,81 | 16 846,03 грн |
ПДФО і військовий збір утримують із працівника. ЄСВ у стандартному випадку не віднімають із суми відпускних: це додатковий внесок роботодавця. Якщо компанія планує витрати на персонал, відпускні варто враховувати як частину фонду оплати праці. Детальніше про планування зарплатних витрат — у матеріалі про те, як розрахувати фонд оплати праці.
Як помилка у знаменнику змінює суму
Нижче — чутливість розрахунку на тих самих умовних даних: 360 000 грн нарахованого заробітку, 14 днів відпустки, ПДФО 18%, військовий збір 5%, без податкової соціальної пільги. У рядку з лікарняним припущено, що 360 000 грн уже включають виплати, які мають входити до чисельника.
| Сценарій | Знаменник | Середньоденна зарплата | Відпускні брутто за 14 днів | До виплати після ПДФО і ВЗ |
|---|---|---|---|---|
| Модельний розрахунок під час воєнного стану | 365 | 986,30 грн | 13 808,22 грн | 10 632,33 грн |
| Помилково віднято 10 святкових днів | 355 | 1 014,08 грн | 14 197,18 грн | 10 931,83 грн |
| Помилково віднято 11 святкових днів | 354 | 1 016,95 грн | 14 237,29 грн | 10 962,71 грн |
| Є 14 днів лікарняного, які виключаються | 351 | 1 025,64 грн | 14 358,97 грн | 11 056,41 грн |
Практичний висновок: спочатку перевіряйте не останню зарплату, а знаменник і виключені періоди. У прикладі різниця між 365 і 354 днями дає 429,07 грн брутто за одну 14-денну відпустку.
Податки з відпускних
Відпускні є зарплатним доходом. Для звичайного працівника з них утримують ПДФО і військовий збір, а ЄСВ роботодавець нараховує додатково. Ставка військового збору 1,5%, яку можна побачити в старих статтях, для зарплатних доходів із 1 січня 2025 року є застарілою; ДПС наводить ставку 5% для таких доходів у своїх поясненнях щодо податкових змін.
| Податок або внесок | Ставка | Хто сплачує | База |
|---|---|---|---|
| ПДФО | 18% | Утримує роботодавець як податковий агент | Нараховані відпускні |
| Військовий збір | 5% | Утримує роботодавець | Нараховані відпускні для доходів із 1 січня 2025 року |
| ЄСВ | 22% | Нараховує роботодавець додатково | Зарплата та інші виплати в межах бази ЄСВ |
Основний приклад пораховано без податкової соціальної пільги. Якщо працівник має право на ПСП і подав необхідні документи, ПДФО за місяць може відрізнятися від простого множення всієї суми відпускних на 18%.
Коли мають виплатити відпускні
Зарплату за час щорічної відпустки мають виплатити не пізніше ніж за три дні до її початку, якщо інше правило не встановлене законодавством або договором. На практиці йдеться про три календарні дні, а не обов’язково три робочі.
Не змішуйте строк виплати відпускних, дату нарахування доходу, дату перерахування ПДФО і військового збору та відображення у звітності. Це різні бухгалтерські дії.
Воєнні обмеження щодо відпусток
Станом на 1 жовтня 2026 року під час воєнного стану роботодавець може обмежувати щорічну основну відпустку 24 календарними днями за поточний робочий рік, але це правило має винятки.
Роботодавець може відмовити у наданні невикористаних днів щорічної відпустки. Для працівників критичної інфраструктури, оборонного виробництва або мобілізаційного завдання можуть діяти додаткові обмеження. Окремим працівникам, які виїхали за межі України або мають статус ВПО, відпустка без збереження зарплати може надаватися до 90 календарних днів за заявою.
Під час призупинення трудового договору роботодавець не зобов’язаний оплачувати відпустку за період призупинення. Для середньої зарплати це також важливо: період призупинення не можна прирівнювати до звичайної роботи за окладом.
Окрема зміна 2026 року — рішення Конституційного Суду України від 19 травня 2026 року № 3-р/2026. Загальне обмеження 24 днями не можна однаково застосовувати до осіб віком до 18 років та осіб з інвалідністю без перевірки їхнього спеціального статусу і права на довшу оплачувану щорічну основну відпустку.
Чекліст перевірки розрахунку
- Визначте місяць початку відпустки.
- Візьміть 12 попередніх календарних місяців або фактичний період роботи.
- Складіть нараховані виплати, які входять до середньої зарплати.
- Відкиньте виплати, які не враховуються за Порядком № 100.
- Визначте періоди, які треба виключити з календарних днів.
- Перевірте, чи застосовується правило воєнного стану щодо святкових і неробочих днів.
- Поділіть заробіток на кількість календарних днів після виключень.
- Помножте середньоденну зарплату на кількість календарних днів відпустки.
- Окремо порахуйте ПДФО, військовий збір і ЄСВ.
- Перевірте строк виплати — не пізніше ніж за три дні до початку щорічної відпустки.
Типові помилки
| Помилка | Наслідок | Як виправити |
|---|---|---|
| Рахують від зарплати за останній місяць | Середня зарплата може бути завищена або занижена | Взяти 12 попередніх календарних місяців або фактичний період роботи |
| Автоматично використовують 354 або 355 днів | Під час воєнного стану знаменник може бути неправильним | Перевірити дію правила про святкові дні та інші виключення |
| Беруть суму, що прийшла на картку | До розрахунку потрапляє нетто замість брутто | Використати розрахункові листки з нарахованими сумами |
| Не враховують лікарняні | Помилка і в чисельнику, і в знаменнику | Допомогу включити до заробітку, дні хвороби виключити |
| Віднімають ЄСВ із працівника | Сума «на руки» занижується | ЄСВ 22% рахувати як додатковий внесок роботодавця |
| Будь-яку премію додають повністю | Середня зарплата спотворюється | Перевірити вид премії, період і дату нарахування за Порядком № 100 |
Коли можна перевірити самостійно
Самостійної перевірки зазвичай достатньо, якщо працівник увесь розрахунковий рік мав стабільний оклад, має розрахункові листки за всі 12 місяців і не мав лікарняних, простоїв, відпусток без збереження, призупинення договору, річних премій, переведень або зміни режиму роботи.
До бухгалтера варто звертатися, якщо були премії, неповний розрахунковий період, підвищення окладу, кілька посад, сумісництво, простій, відсутність зарплатних документів через бойові дії або військова служба. Юрист потрібен, якщо роботодавець відмовляє у виплаті, не надає розрахунок, неправильно обмежує тривалість відпустки, не виплачує компенсацію при звільненні або спір стосується інвалідності, неповноліття, мобілізації чи дискримінації.
Висновок: для простого випадку перевіряйте три числа — нарахований заробіток, правильний знаменник і кількість днів відпустки; якщо є премії, лікарняні або воєнні винятки, просіть деталізований розрахунковий листок і звіряйте конкретну ситуацію з бухгалтером або юристом.
